MS오피스 내게 맞게 고르고 시작하는 방법

얼마 전 지인이 노트북을 새로 사고는 “MS오피스도 따로 사야 해?”라고 물었다. 예전에는 워드와 엑셀을 설치하는 일부터 떠올렸지만, 지금은 브라우저에서 무료로 쓰는 방법도 있다. 반대로 매일 복잡한 엑셀 파일을 다룬다면 설치형 앱이 훨씬 편하다. 먼저 어떤 문서를 얼마나 자주 만드는지 생각하면 선택이 쉬워진다.

먼저 자주 쓰는 앱부터 골라보기

MS오피스라고 부르는 제품에는 문서 작성용 Word, 표와 계산을 다루는 Excel, 발표 자료를 만드는 PowerPoint 등이 있다. 이력서를 가끔 고치거나 받은 문서를 읽는 정도라면 필요한 기능이 많지 않다. 반면 엑셀에서 큰 표를 관리하거나 회사 양식에 맞춘 보고서를 계속 만든다면 화면 구성과 기능이 익숙한 데스크톱 앱이 유리하다.

한 달 동안 실제로 열어 본 파일을 떠올려보자. 문서가 대부분이면 Word, 지출 내역이나 재고표가 많으면 Excel, 발표 준비가 잦으면 PowerPoint가 기준이다. 특히 다른 사람에게 파일을 보내야 한다면 상대가 쓰는 앱과 파일 형식도 중요하다. 워드 문서는 .docx, 엑셀 파일은 .xlsx, 발표 자료는 .pptx로 저장하면 일반적인 MS오피스 작업에 맞는다.

가벼운 작업은 무료 웹앱으로 시작하기

마이크로소프트 계정이 있다면 브라우저에서 Word, Excel, PowerPoint 웹앱을 무료로 사용할 수 있다. 설치할 공간이 부족하거나 집과 학교에서 번갈아 작업할 때 편리하다. 예를 들어 자기소개서 문장을 고치고 간단한 가계부 표를 만드는 정도라면 웹앱부터 써본 뒤 부족한 기능이 있는지 판단해도 늦지 않다.

다만 무료 웹앱과 유료 데스크톱 앱의 기능은 같지 않다. 복잡한 서식이나 고급 엑셀 기능을 쓰는 파일이라면 열었을 때 표시와 편집 결과를 확인하는 편이 좋다. 인터넷 연결이 불안정한 곳에서 오래 작업해야 하는 경우에도 설치형 앱이 더 잘 맞는다. 학교나 직장에서 계정을 받았다면 별도로 결제하기 전에 제공된 이용 권한을 확인하자. 소속 기관의 계약에 따라 쓸 수 있는 앱이 다를 수 있다.

구독과 한 번 구매, 사용 기간으로 비교하기

설치형 앱이 필요하다면 Microsoft 365 구독과 Office Home 2024 같은 일회성 구매 제품을 비교하게 된다. 구독은 정기적으로 비용을 내며 해당 요금제의 앱과 저장 공간을 이용하는 방식이다. 일회성 구매는 한 번 결제해 해당 버전의 앱을 PC 또는 Mac 한 대에 설치하는 방식이다. 새 버전으로 넘어갈 때의 조건도 다르므로 단순히 첫 결제 금액만 보면 헷갈리기 쉽다.

마이크로소프트 공식 판매 화면의 표시 가격을 예로 들면 Microsoft 365 Personal은 연 12만 5천 원, Office Home 2024는 일회성 17만 9천 원이다. 같은 가격이 유지된다고 가정하면 2년 사용 비용은 각각 25만 원과 17만 9천 원이다. 다만 구독에는 클라우드 저장 공간과 여러 기기 이용 같은 혜택이 포함되고, 할인이나 요금 변경도 있을 수 있다. 실제 결제 직전에는 필요한 앱, 설치 가능한 기기, 갱신 조건을 함께 확인해야 한다.

가족이 함께 쓴다고 해서 개인용 구독 하나를 돌려 쓰는 것도 적절한 선택은 아니다. 여러 사람이 각자 계정으로 사용할 계획이라면 가족용 요금제의 인원 조건을 살펴보는 편이 낫다. 또 Microsoft 365 Basic은 이름에 ‘365’가 들어가지만 Word·Excel·PowerPoint 데스크톱 앱이 포함된 Personal과 구성 차이가 있다. 제품 이름보다 포함 앱 목록을 먼저 보는 습관이 돈을 아껴준다.

파일을 저장하고 공유할 때 놓치기 쉬운 점

문서를 만들었다면 저장 위치를 먼저 확인하자. 컴퓨터 안의 폴더에 저장한 파일과 OneDrive에 저장한 파일은 접근 방법이 다르다. 여러 기기에서 이어서 작업하거나 다른 사람과 함께 고쳐야 한다면 OneDrive에 두는 편이 편리하다. 설치형 앱에서도 자동 저장을 기대한다면 파일의 저장 위치와 자동 저장 상태를 확인하는 것이 좋다. 컴퓨터에만 있는 파일까지 모두 자동으로 동기화된다고 생각하면 수정한 내용을 잃기 쉽다.

공동 작업을 할 때는 파일을 여러 번 첨부해 보내기보다 하나의 파일에 접근 권한을 주는 방식이 효율적이다. 마이크로소프트 지원 안내에 따르면 .docx, .xlsx, .pptx 같은 최신 형식은 공동 작성에 쓰인다. 공유 전에는 상대에게 보기 권한만 줄지, 편집도 허용할지 확인하자. 제출용 파일처럼 모양이 흐트러지면 곤란한 문서는 PDF 사본도 함께 만들어 두면 안심이 된다.

저라면 처음부터 요금제를 고르기보다 무료 웹앱으로 자주 하는 작업을 며칠 해볼 것 같다. 그러면 필요한 기능이 무엇인지 금방 드러난다. MS오피스는 가장 비싼 제품을 고르는 것보다 내 문서와 작업 방식에 맞춰 쓰는 편이 오래 만족스럽다.